راهکارهایی برای وصول بدهی معوقه مشتری
تسویه به‌موقع مطالبات برای بهبود کسب‌وکار شما امری حیاتی است؛ اما ناگزیر، حداقل به یک یا چند مشتری برخورد می‌کنید که در پرداخت به‌موقع بدهی‌های خود کوتاهی می‌کنند. اگر این کار ادامه پیدا کند منجر به مشکلات دیگری می‌شود و این شما هستید که باید، اقدام به‌پیش گیری کنید یا دست به اصلاح وضعیت موجود بزنید.
برای برخورد با این موضوع انتخاب‌های زیادی دارید.
چرا پرداخت به‌موقع مهم است
اجازه بدهید در وهله اول توضیح بدهیم چرا این موضوع مهم است و اینکه چه اهمیتی دارد که گهگاه مشتریان شما بدهی‌های خود را دیر پرداخت کنند:
جریان وجوه نقد، اولین و مهم‌ترین اثری این دیرکردها بر جریان وجوه نقد در شرکت شما است. اگر درآمدهای شما مداوم و قابل پیش‌بینی نباشند، دیگر قادر نخواهید بود که بدهی‌های شرکت خود را به‌موقع پرداخت کنید. علاوه بر این درآمد کل یک شاخص برای سنجش توانایی کسب و کار شما برای رسیدن به موفقیت است. در حقیقت کمبود نقدینگی می‌تواند موجب تعطیلی یک کسب و کار شود؛ حتی اگر ازلحاظ محاسبات اقتصادی، روی کاغذ یک طرح سودآور باشد. دقیق بودن روی صورتحساب‌ها خصوصاً زمانی که مطالبات معوق داشته باشید و شروع اصلاحات، یکی از راه‌های قابل اطمینان برای حفظ جریان نقدینگی در شرکت شما است.
دفتر حساب، برگ خریدها (فاکتورها) و صورتحساب‌ها برای سامان بخشیدن به دفتر حساب شما بسیار مهم هستند، خصوصاً برای بستن دفتر حساب مربوط به فعالیت‌های ماهانه یا سالانه شرکت به این موارد نیاز خواهید داشت. برگ خریدهای صادرشده غالباً مربوط به درآمدها هستند و اگر این درآمدها وصول نشوند، گزارش‌ها مالی در دفتر حساب شرکت نادرست می‌شوند. شاید این موارد برای کسب‌وکاری که به‌تازگی راه‌اندازی شده است زیاد مهم نباشد؛ اما زمانی که مجبور باشید این گزارش‌ها را به هیئت‌مدیره، سهام‌داران شرکت و عموم مردم ارائه دهید، نیاز به توضیحات بیشتر و دقیق‌تری به کمک برگ خریدها و دفتر حساب شرکت است.
اعتبار و حسن شهرت، اگر اجازه بدهید مطالبات با تعویق وصول شوند، به اعتبار و حسن شهرت شرکت شما لطمه وارد می‌کند و مشکلات عدیده‌ای در آینده برای شما به ارمغان می‌آورد. برای مثال، اگر چنین سابقه‌ای (قبول پرداخت‌ها با تعویق) برای شرکت خود به وجود بیاورید، مشتریان بیشتر در پرداخت بدهی‌های خود به شما سهل‌انگاری می‌کنند؛ و همچنین اشتیاق کمتری برای سفارش دادن به شرکت شما خواهند داشت.
درهم‌تنیده شدن مشکلات، همه‌ی مشکلاتی که پیش‌تر ذکر شد، باگذشت زمان بدتر و بدتر خواهند شد. هراندازه که بیشتر منتظر اصلاح این وضع باشید با مشکلات بیشتری باید دست‌وپنجه نرم کنید. برای مثال، زمانی که مشتری شما می‌داند که می‌تواند پرداخت‌ها را به تأخیر بی اندازد؛ به‌صورت خودآگاه یا حتی ناخودآگاه به این سهل‌انگاری‌ها عادت می‌کند. به همان صورت که دفتر حساب‌های شما درهم و بر هم می‌شود، پیش‌بینی و برنامه‌ریزی درباره مسیر پیش روی کسب کار شما سخت‌تر و سخت‌تر خواهد شد.
راهکارهایی برای بهبود زمان وصول مطالبات
اگر موفق به وصول به‌موقع مطالباتتان نشدید، خوشبختانه راهکارهای زیادی وجود دارند که به شما کمک خواهند کرد:
۱. به روند تجزیه‌وتحلیل صورت‌حساب‌های خود سرعت ببخشید
قدم اول، حسابرسی عملکرد از طریق برگ خریدها است. احتمالاً یک جای کار در این قسمت مشکل دارد. اگر نحوه‌ی گردش صورت‌حساب‌های مالی را کامل و مستند در محیط کار خود ندارید، ایجاد صورت‌های مالی مستند و کامل نقطه‌ی شروع کار شما برای برطرف کردن مشکلات است. فراتر از آن شما باید بین نحوه‌ی صدور برگ خریدها و نحوه ثبت صورتحساب‌ها ارتباط برقرار کنید. علاوه بر این‌ها باید شرایط و جریمه‌های مربوط به تأخیر در پرداخت‌ها را به‌صورت واضح و جامع تشریح کنید. بدون فرآیند پیگیری برگ خریدهای شما بدون فایده هستند یا نادیده گرفته می‌شوند. این کار در ۲ مرحله انجام می‌شود: اول اینکه باید مطمئن شوید روش‌های شما مکتوب می‌شوند. آیا در محل کار شما یک تشریفات محکم برای ثبت اسناد وجود دارد یا اینکه فقط باید به نحوی توسط کارمندان شما ثبت شوند؟ سپس به نظارت و برقرار کردن ارتباط با کارمندانتان بپردازید تا مطمئن شوید که آن‌ها پیوسته کارها را به‌موقع انجام دهند. اگر متوجه شدید کارمندان کار خود را به‌درستی انجام نداده‌اند، حتما این موضوع با مشکلات پدیدار شده برای کسب کار شما مرتبط است.
۲. به روش‌های رسمی اخطار بدهید
اگر هنوز چند روزی بیشتر از موعد پرداخت بدهکار شما نگذشته است، ارسال یک اخطار رسمی ایده‌ی خوبی است. شما می‌توانید با ارسال یک ایمیل با لحن دوستانه‌ای به مشتری بگویید از چه راه‌هایی می‌تواند بدهی خود را بپردازد، درواقع با این روش سر رسیدن مهلت پرداخت بدهی‌اش را به او یادآوری می‌کنید. اگر این روش جواب نداد آنگاه به‌صورت پیوسته و مصرانه از مطالبات خود را از طریق ایمیل، نامه رسمی و تلفن پیگیری کنید. اگر همچنان مطالبات وصول نشد، در صورت لزوم به مشتری خود نسبت به اقدامات قانونی علیه او هشدار بدهید. این اقدامات به چندین دلیل حائز اهمیت است و مهم‌ترین دلیل این است که اگر به‌سادگی از کنار کوتاهی‌های مشتری بگذریم، او به‌سرعت این لطف شما را فراموش می‌کند و حتی ممکن است برای اینکه بدهی شما را به‌طور کامل پرداخت کند، شرایطی هم تعیین کند و کسب کار شما را تحت فشار قرار دهد.
۳. شرایط متفاوتی برای بهترین و بدترین مشتریان خود وضع کنید
اگر مشتری‌هایی دارید که برایتان ناشناس هستند یا بدحساب به شمار می‌روند؛ باید میان آن‌ها و مشتری‌های خوش‌حساب شرایط متفاوتی بگذارید. به‌طور مثال، اگر یک مشتری به‌طور مداوم در پرداخت بدهی‌های خود تأخیر دارد، شرایط متفاوتی برای این قبیل مشتری‌ها وضع کنید. علاوه بر این باید مشخص کنید که با ازای هر روز تأخیر در پرداخت مطالبات مشتری به چه میزان جریمه خواهد شد. در برخی مناطق قوانین حکومتی محدودیت‌هایی برای مبالغ جریمه شرکت‌ها بر مشتریانشان وجود دارد؛ بنابراین باید از این قوانین مطلع شوید. در غیر این صورت دچار محدودیت دیگری خواهید شد و جریمه‌ای هم که مشتری باید به شما پرداخت کند، کافی نباشد.
۴. با روش‌های بیشتری برای پرداخت موافقت کنید
برخی از مشتریان به خاطر شرایطی که در آن قرار دارند، نمی‌توانند یا نمی‌خواهند بدهی خود را سروقت پرداخت کنند. این یعنی این افراد یا برخلاف جریان وجوه در شرکت عمل می‌کنند یا آن‌چنان غرق در کار خود هستند که بدهی‌هایشان را فراموش کرده‌اند. خوشبختانه با گذاشتن روش‌های متنوع پرداخت می‌توان بخشی از مشکلات را حل کرد. برای مثال: می‌توانید یک صورتحساب بزرگ را به ۳ یا ۴ صورتحساب کوچک‌تر تقسیم کنید؛ یا می‌توانید یک برنامه اقساطی هفتگی تنظیم کنید. اگر می‌توانید با مشتری خود یک گفتگوی دوستانه و صادقانه داشته باشید، از او بخواهید تتوضیح دهد چرا در پرداخت تأخیر دارد. این کار باعث می‌شود ریشه این مشکلات را شناسایی کنید و از این به بعد پیدا کردن یک راه مناسب برای حل این مشکل آسان‌تر خواهد بود.
۵. برخورد جدی مشتریان مشکل‌آفرین
اگر مشتریانی دارید که مرتباً شما را ناامید می‌کنند باید بی‌پرده با آن‌ها مقابله کنید. اگر شرکت شما نوپا است و در تلاش هستید تا درآمد خود را افزایش دهید. این واکنش شاید به نظر از دست دادن درآمد باشد؛ اما شما این درآمد را به‌موقع و پیوسته دریافت نمی‌کنید. اگر مشتری همه پل‌های پشت سرش را خراب کند، این مقابله جدی آسان خواهد بود. احتمال می‌رود که ارتباطات شما با این مشتری قطع شود. در غیر این صورت شما نیاز به یک گفتمان رو درو و بی‌پرده خواهید داشت.
۶. مقابله قانونی
حال اگر از هیچ‌یک از گزینه‌های قبلی نتیجه‌ای نگرفتید، باید دست به اقدام قضایی در قبال مشتری خاطی بزنید. قبل از اقدام قضایی، نخست تا جایی که می‌توانید درباره عواقب این کار تحقیق و با یک وکیل مشورت کنید یا در صورت لزوم قرارداد ببندید. البته این کارها را در صورتی انجام دهید که باز پس گرفتن مطالباتتان ارزش وقت و هزینه‌ای که قرار است برای آن بکنید داشته باشد. درهرصورت قبل از هر اقدامی همه‌ی احتمالات را بسنجید و سپس تصمیم نهایی را بگیرید.
راهکارهای عمومی برای موفقیت
اگر می‌خواهید در هرکدام از استراتژی‌ها موفق باشید، باید از نکات زیر تبعیت کنید:
همه‌چیز را مستند و بایگانی کنید. اگر بخواهید به دلیل پرداخت‌های معوق مشتری با او مقابله کنید، مدارک زیادی در دست خواهید داشت. زمانی که به یک شاهد یا مدرک محکمه‌پسند احتیاج پیدا کنیدریال می‌توانید از مدارکی که بایگانی کرده‌اید کمک بگیرید.
تا جایی که می‌توانید دستگاه‌های خودکار را جایگزین کنید. تهیه صورتحساب‌ها به‌صورت دستی کار دشواری است. تلاش کنید فرآیند تهیه صورتحساب و سایر موضوعات مربوطه توسط نرم‌افزار و به‌صورت خودکار انجام شوند تا خطای انسانی در فرآیند محاسبات حداقل باشد.
مؤدب اما محکم و مصمم باشید، خوش‌رویی زیاد یک استراتژی غلط در جهت وصول مطالبات است. زمانی که از ایمیل یا تلفن استفاده می‌کنید از متهم کردن، خشونت در گفتار و بی‌احترامی پرهیز کنید. به‌جای آن، مکالمه را شروع کنید و سعی کنید از شرایط و موقعیت مشتری اطلاعات کسب کنید.
ابتدا به داخل و بعد به خارج از مجموعه خود توجه کنید. قبل از اینکه به مقابله یا اقدام قانونی علیه مشتری خارجی بپردازید، به کارهایی فکر کنید که می‌توانید برای بهبود و پیشرفت کسب کار خود انجام دهید.
مشکل پرداخت‌های معوق چیزی است که همه شرکت‌ها بالاخره با آن روبرو می‌شوند. خوشبختانه می‌توان با از چند استراتژی و نظارت بر فرآیندهای مالی و بایگانی از مشکلات ناشی از صورت‌حساب‌های معوق جلوگیری کنید.
منبع: زومیت
