نجات اسناد از دل فناوری
دیجیتال‌سازی اسناد تاریخی باعث تسهیل دسترسی پژوهشگران و حفظ بهتر اسناد شده است
هفت صبح، سحر امینی| سرگردانی 47 هزار جلد نقشه، سند، عکس و گزارش باستان‌شناسی در جریان انتقال معاونت میراث فرهنگی کشور از تهران به شیراز زمانی که حمید بقایی، رئیس سازمان میراث فرهنگی بود، آبگرفتگی زیرزمین ساختمان اسناد ملی و از بین رفتن بخشی از اسناد که مسئولان وقت مدعی شدند، اسناد تاریخی نبودند! و سوزانده شدن بخشی از اسناد دوره پهلوی موجود در موزه رضا عباسی به دلیل کمبود جا در سال‌های گذشته تنها بخشی از ناملایماتی‌هایی است که بر سر اسناد ملی ایران آوار می‌شود.
این اتفاقات جزو اخباری است که رسانه‌ای شده وگرنه روزانه هزاران سند که بخشی از هویت تاریخی ایران است با رمز بایگانی راکد، از بین می‌روند یا به صورت پراکنده در جمعه بازار و مغازه‌های کتابفروشی انقلاب به فروش می‌روند و بخش اعظمی نیز در صندوقچه‌های خانه‌ها می‌پوسد. سال‌هاست پژوهشگران درخواست دیجیتال‌سازی اسنادی را دارند که در کتابخانه‌ها و موزه‌ها نگهداری می‌شود. به گفته آنها این اسناد باید هم حفاظت و هم دسترسی به آنها برای پژوهشگران آسان‌تر شود اما این کار به کندی پیش می‌رود. سوال اینجاست در کشورهای دیگر هم وضعیت همین طور است؟ به ویژه در انگلیس که همه می‌دانند یکی از موفق‌ترین کشورهای جهان در نگهداری از اسناد تاریخی است. شاید تطبیق شیوه نگهداری آثار در ایران و انگلستان کمک کند که ما هم میراث چند هزار ساله‌مان را ارج نهیم.
در مرکز آرشیو ملی انگلستان 11 میلیون نسخه و سند تاریخی، دولتی وعمومی نگهداری می‌شود که گویای هزار سال تاریخ انگلستان است و شامل اسناد دولتی وقوانین مصوب مجلس عوام انگلستان از قرون وسطی تا معاصر، مکاتبات و پرونده‌های وزارت امورخارجه ومستعمرات بریتانیا وهمچنین اسناد کابینه دولت و وزارت کشور،اسناد دادگاه عالی پادشاهی و دادگاه‌های عمومی، مجموعه بزرگی ازنقشه‌های مختلف جغرافیایی، پلان‌ها و طرح‌های معماری، اسناد تاریخی، وصیت‌نامه‌ها، مدارک شهروندی، گواهی‌نامه‌های تابعیتی و سوابق کیفری؛ سوابق خدماتی وعملیاتی نیروهای نظامی ودریایی است.
همچنین اسناد مربوط به کشورهای دیگررا در بخش اسناد وزارت خارجه و اسناد اداره مستعمرات انگلستان که می‌توان جستجو کرد. این اسناد در قالب نسخ خطی روی پوست، طومارها، اسناد خطی و چاپی کاغذی، نامه‌های اداری، روزنامه، اسناد دیجیتالی، وب سایت، عکس، پوستر، نقشه، طراحی و نقاشی هستند.
دیجیتال‌سازی در اسناد انگلیسی
در حالی که استانداردسازی سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران با همکاری سازمان ملی استاندارد از سال 1392 آغاز شد و در حال حاضر استانداردهای حوزه کتابداری، اسناد، و مستندسازی اسناد و مدارک هم در حوزه کاغذی و هم در حوزه الکترونیکی شده تاکنون پنج درصد از اسناد موجود به صورت دیجیتال کپی در وبسایت آرشیو ملی انگلستان منتشر شده‌اند، چیزی حدود 550 هزار سند.
دیجیتال سازی چند مزیت دارد، اول اینکه اسناد در برابر آسیب‌های محیطی در امان است، فضای کمتری جهت ذخیره نیازدارد ودر نهایت امکان اینکه در حین نقل و انتقال گم یا با سند دیگری جابه‌جا شوند تقریبا غیرممکن می‌شود. بایگانی شبکه نیز بخشی از آرشیو ملی انگلستان است که برای ذخیره و نگهداری بخش‌هایی ازشبکه جهانی اینترنت است با اطمینان به اینکه اطلاعات شبکه اینترنت، وب سایت‌ها و شبکه‌های اجتماعی درآینده دردسترس مورخان، محققان و عموم قرار گیرد.
گرچه ذخیره اطلاعات وب سایت‌ها از سال 2003آغاز شد اما بخشی از آن به سال 1996 باز می‌گردد. از آن زمان تاکنون اطلاعات 6 هزار وب سایت ذخیره شده است. ازجمله تمام اطلاعات موجود روی وبسایت دولت انگلستان(سایت‌های مرتبط، ویدیوها و اطلاعات شبکه‌های اجتماعی مرتبط مانند توییتر). یکی ازمهمترین اتفاقاتی که اطلاعات آن در بایگانی وب سایت‌ها موجود است المپیک سال 2012 لندن است.
پژوهشگران و دسترسی آزاد به اسناد
یکی از بزرگترین مشکلاتی که پژوهشگران در ایران دارند، در دسترس نبودن اسناد است. نخستین گام این است که به دلیل نبود فهرست اسناد، پژوهشگران از اسناد موجود اطلاع کافی و جامعی ندارند و دوم مشکل مجوزهاست که برای استفاده از اسناد باید ارائه شود و حتی گاه با ارائه همه مجوزهای لازم، بنا به صلاحدید امنای اموال، این اسناد در اختیار پژوهشگران قرار نمی‌گیرد.
اما در آرشیو ملی انگلستان همه افراد حتی اگر پژوهشگر نباشند با رعایت ضوابط می‌توانند سند مورد نظر خود را ببینند، دست بزنند و بخوانند. ورود به آرشیو برای تمام افراد بالاتر از ۱۶ سال آزاد است و با ثبت نام و دریافت کارت ورود می‌توان وارد سالن اصلی مطالعه آرشیو ملی شد.
درخواست سند از آرشیو ملی انگلستان به دو شیوه حضوری و آنلاین انجام پذیر است. متقاضی می‌تواند با حضور در آرشیو و از طریق پایانه جستجو در سالن مطالعه پس از یافتن سند مورد نظر و ثبت درخواست خود پس از 45 دقیقه آن را دریافت کند. همچنین این امکان برای متقاضی وجود دارد که سند را پیش‌تر از طریق آنلاین درخواست و سپس با حضور در آرشیو آن را دریافت کند.
روزانه امکان درخواست 12 سند وجود دارد.در صورتی که امکان مراجعه حضوری برای متقاضی وجود نداشته باشد، می‌تواند سند را به صورت آنلاین درخواست کند. جستجو و بررسی اطلاعات سند به جهت امکان کپی برداری از آن، توسط کارشناسان آرشیو انجام می‌شود چرا که برخی اسناد را به دلیل وجود اطلاعات محرمانه افرادی که در قید حیات‌اند قابل کپی‌برداری نیستند.
پس از بررسی سند به جهت قابلیت کپی نتیجه آن را از طریق ایمیل به متقاضی ارسال می‌کنند و کپی سند و یا اسناد درخواستی ازطریق پست به دست متقاضی می‌رسد. این روند 24 روز زمان می‌برد و البته هزینه‌ای نیز در بر دارد که شامل دستمزد کارشناسان آرشیواسناد، هزینه تهیه کپی یا اسکن و در نهایت هزینه پست به مقصد است. روند درخواست سند برای متقاضیان خارج ازانگلستان نیز به همین شیوه صورت می‌پذیرد ومحدودیتی برای پست وجود ندارد. اما به دلیل عدم تضمینی بودن پست به متقاضیان در خارج از انگلستان ارسال فایل دیجیتال اسناد پیشنهاد می‌شود.
در مرکز آرشیو ملی انگلستان تیمی از کارشناسان و متخصص امور تحقیقاتی حضور دارند که به متقاضیان در مراحل جستجو، بررسی و خواندن اسناد به خصوص اسناد قدیمی و آسیب دیده آموزش می‌دهند. این کارشناسان به پژوهشگران و متقاضیان پیشنهاد می‌کنند درصورت امکان جهت حفظ وجلوگیری ازآسیب دیدگی اسناد اصل، نسخه دیجیتال سند را با پرداخت هزینه 3.50 پوند دریافت کنند. فایل‌های دیجیتال 30 روز مهلت دانلود و ذخیره دارند اگر درخواست از طریق پایانه جستجو در مرکز مطالعه آرشیو و از طریق کامپیوترهای این مرکز انجام پذیرد نیازی به پرداخت وجه نیست.
بیمارستانی که آرشیو شد
با وجود اینکه ایران ساختمانی به نام مرکز اسناد یا ساختمان آرشیو ملی دارد که بخشی از کتابخانه ملی ایران به شمار می‌رود اما مشکلی که وجود دارد این است که اسناد در ایران پراکنده است و یکجا جمع نشده است. هر موزه، کتابخانه، اداره و سازمانی بخشی مربوط به اسناد دارد که به شیوه‌های مختلف نگهداری می‌شود. در اصطلاح یک کاسه نبودن اسناد موجب دسترسی نامناسب به آنها و همینطور سلیقه‌ای عمل کردن در حفظ و حراست دارد در حالی که ساختمان آرشیوملی انگلستان که دردوران جنگ جهانی اول به عنوان بیمارستان استفاده و سپس مدتی یکی از ادارات وزارت کار در آنجا مستقر شد. بعد از جنگ جهانی دوم به عنوان محل اسکان اسرای جنگی ایتالیایی و اقامت سربازان آمریکایی مورد استفاده قرار گرفت.
مخزن آرشیو ملی از قفسه‌های ریلی متحرک دو طرفه نگهداری می‌شوند و راهرویی بین آنها وجود ندارد وبا باز شدن قفسه‌ها فضای راهرو مانند بین آنها ایجاد می‌شود. اسناد در جعبه و پوشه‌هایی فاقد مواد اسیدی قرار دارند که در مقابل عوامل محیطی از جمله نور، دما و رطوبت مقاوم هستند. درمواقع آتش سوزی به دلیل اینکه عدم وجود آب پاش‌های سقفی به لحاظ جلوگیری از آسیب اسناد، پس ازتخلیه ساختمان، گازآرگون درفضا پخش می‌شود. این گاز بی‌رنگ و بو است و در اطفا حریق از آن استفاده می‌شود چرا که مانع رسیدن اکسیژن به آتش می‌شود.
بنای آرشیو ملی دربرابر آلودگی صوتی و حرارتی ایمن و تمام پنجره‌های دوجداره و سقف طبقه آخر نیز دوپوشه است و سطح خارجی آن را با ورقه‌های استیل پوشانده‌اند که به جهت انعکاس نور خورشید مانع گرم شدن فضای داخلی بنا شود. در تمام بنا سیستم‌های تهویه وکنترل دما و تشخیص دود با حساسیت و سرعت بالا نصب شده است و میزان حرارت و آلودگی ناشی از گرد وغبار موجود در مخازن که در اثر عوامل حرکتی ناشی از جابه‌جایی اسناد و رفت وآمد افراد ایجاد می‌شود، به طور دوره‌ای بررسی می‌شود.
به این منظور در سال 2013 آرشیو برای سنجش آسیب دیدگی ناشی ازگرد و غبار موجود در محیط 88 دستگاه و مانیتور سنجش گردوخاک در 2 مخزن نصب و از نتایج و داده‌های به دست آمده برای بهینه سازی محیط مخازن و رساندن آلودگی محیطی به حداقل استفاده کردند. یکی دیگر از راه‌های کم کردن آلودگی و غبار موجود در مخازن و محیط آرشیو استفاده ازجاروبرقی‌های مجهزبه سیستم HEPA(فیلترهایی که ذرات معلق در هوا را نیز جذب می‌کنند) و دستمال‌های مایکروفیبر می‌باشد که این بخش از کار نیز توسط کارشناسان مرمت و افراد آموزش دیده انجام می‌گیرد.
مرکز مرمت آرشیو ملی انگلستان که از مجهزترین وحرفه‌ای‌ترین‌ها در اروپاست در طبقه زیرزمین آرشیو با ردیف‌هایی از میزهای بزرگ کنار هم که ابزار کار مرمت از جمله ظرف‌های بزرگ روغن و چسب، دستگاه پرس چدنی، یک دستگاه برش(گیوتین) بزرگ، پارچه و کاغذهای مخصوص مرمت و صحافی مجهز شده است.
