ChatGPT حالا با دیدن کارهای تکراری شما، آن‌ها را یاد می‌گیرد! + ۷ دستورالعمل برای شروع

به گزارش هفت صبح فرض کنید در حال آماده‌سازی گزارش هزینه ماهانه، ایجاد قالب ارائه یا چیدن همان فایل اکسل همیشگی هستید؛ با اینکه دقیقاً می‌دانید چه کاری انجام دهید، اما تبدیل این فرآیند به دستورالعمل‌های نوشتاری نیازمند یادآوری جزئیاتی است که معمولاً بدون فکر کردن انجامشان می‌دهید.

حالا ChatGPT راهی ساده‌تر برای این کار پیدا کرده است: فقط کافی است به هوش مصنوعی نشان دهید که چه کاری باید انجام شود.

با قابلیت Record & Replay در «ChatGPT Work»، این هوش مصنوعی می‌تواند نحوه انجام یک فرآیند کاری در سیستم مک شما را تماشا کند و آنچه دیده را به یک «مهارت» قابل‌استفاده تبدیل کند.

من این قابلیت را امتحان کردم و از سادگی آن شگفت‌زده شدم. واقعاً کافی است یک‌بار آن کار را انجام دهید (از جمله همان تنظیمات جزئی که توضیح دادنش در قالب یک دستور متنی سخت است). سپس ChatGPT مهارتی می‌سازد که به شما می‌گوید چه زمانی از این فرآیند استفاده کنید، چه اطلاعاتی نیاز دارد، چه مراحلی را باید طی کند و چگونه بررسی کند که همه‌چیز درست انجام شده است. این فرآیند، اتوماسیون با هوش مصنوعی را برای کسانی که می‌دانند چه می‌خواهند اما بلد نیستند از صفر یک اتوماسیون طراحی کنند، بسیار در دسترس کرده است.

پیش از شروع چه چیزهایی نیاز دارید؟

قابلیت Record & Replay اکنون در macOS در دسترس است؛ فقط مطمئن شوید که گزینه Computer Use فعال باشد.

در اپلیکیشن دسکتاپ ChatGPT، یکی از گزینه‌های ChatGPT Work یا Codex را انتخاب کنید. از آنجا به بخش Plugins بروید، روی علامت مثبت (+) کلیک کنید و گزینه Record a skill را انتخاب کنید. ChatGPT یک دستور شروع (Prompt) پیشنهادی به شما می‌دهد که می‌توانید قبل از شروع، آن را ویرایش کنید.

برای شروع ضبط، باید مجوزهای لازم را بدهید و سپس کار را طبق روال معمول انجام دهید. وقتی کارتان تمام شد، می‌توانید از طریق نوار منو یا پوشش (Overlay) ضبط را متوقف کنید یا فقط به ChatGPT بگویید که کار تمام شده است.

ChatGPT فرآیند کاری شما را بررسی کرده و مهارت مربوطه را آماده می‌کند. سپس می‌توانید آن را بازبینی کنید، نقاطی که احتمالاً اشتباه متوجه شده را اصلاح کنید و قوانینی برای تصمیماتی که در حین مشاهده کارتان مشخص نبوده، اضافه کنید.

در ادامه، ۷ دستورالعمل (Prompt) آورده شده که می‌توانید برای شروع استفاده کنید.

۱. یاد دادن نحوه ثبت هزینه‌ها (Expense Report)

سیستم‌های مالی معمولاً منوها، دسته‌بندی‌ها و فیلدهای خاص خود را دارند. با ضبط کردن کار، می‌توانید نشان دهید که رسیدها کجا باید آپلود شوند، چگونه نام‌گذاری شوند و کدام گزینه‌ها را معمولاً انتخاب می‌کنید.

دستور پیشنهادی: «می‌خواهم به تو نشان دهم که چطور گزارش هزینه‌هایم را ثبت می‌کنم. دقت کن که چگونه نام‌گذاری می‌کنم، دسته‌بندی را انتخاب می‌کنم، رسید را پیوست می‌کنم و فیلدهای ضروری را پر می‌کنم. وقتی کارم تمام شد، این فرآیند را به یک مهارت قابل استفاده تبدیل کن. هر وقت خواستم هزینه جدیدی ثبت کنم، فقط از من بخواه مبلغ، دسته‌بندی و رسید پیوست‌شده را چک کنم.»

(نکته: هنگام ضبط، حتماً از نمونه‌های واقعی استفاده نکنید که حاوی شماره حساب یا اطلاعات حساس هستند.)

۲. تکرار گزارش‌های دوره‌ای

هر وقت داده‌ای را دانلود می‌کنید و هر هفته یا هر ماه به همان روش چیدمان می‌کنید، Record & Replay می‌تواند بفهمد آن را از کجا برمی‌دارید و بعد با آن چه کار می‌کنید.

دستور پیشنهادی: «بگذار به تو نشان دهم که چطور این گزارش دوره‌ای را دانلود و مرتب می‌کنم. به بازه زمانی که انتخاب می‌کنم، فیلترهایی که اعمال می‌کنم، نحوه تغییر نام فایل و محلی که آن را ذخیره می‌کنم، دقت کن. مهارتی بساز که قبل از انجام دوباره این فرآیند، بازه زمانی گزارش جدید را از من بپرسد.»

۳. ایجاد دعوت‌نامه‌های تقویم طبق سلیقه شخصی

اگر مسئول زمان‌بندی جلسات هستید، احتمالاً ترجیحات خاصی دارید (مثل مدت زمان جلسات یا زمان‌بندی یادآورها). به‌جای لیست کردن این ترجیحات، آن‌ها را نشان دهید.

دستور پیشنهادی: «به تو نشان می‌دهم که چطور یک دعوت‌نامه تقویم می‌سازم. به مدت‌زمان معمول جلساتم، نحوه نوشتن عنوان، سبک نوشتن توضیحات، نحوه تعیین مکان، ترجیحاتم درباره تماس‌های ویدیویی و تنظیمات یادآورها دقت کن. این را به یک مهارت قابل استفاده تبدیل کن، اما همیشه قبل از ارسال دعوت‌نامه، از من بخواه مهمانان، تاریخ و زمان را چک کنم.»

۴. انتشار ویدیو یا محتوا

انتشار محتوا چیزی فراتر از آپلود کردن یک فایل است؛ شامل عنوان، توضیحات، دسته‌بندی، تنظیمات تامنیل و فیلدهای دیگری است که باید همیشه به شکل یکسانی پر شوند.

دستور پیشنهادی: «بگذار به تو نشان دهم که چطور این ویدیو را منتشر می‌کنم. توضیح می‌دهم که فایل را کجا آپلود می‌کنم، عنوان و توضیحات را چطور فرمت می‌کنم، چه دسته‌بندی و تنظیمات نمایشی انتخاب می‌کنم و قبل از انتشار چه بررسی‌هایی انجام می‌دهم. یک مهارت قابل استفاده بساز که هر بار ویدیوی جدید، عنوان و توضیحات را از من بخواهد و تا وقتی تنظیمات نهایی را تأیید نکرده‌ام، چیزی منتشر نکند.»

۵. تنظیم تیکت پروژه با فرمت صحیح

تیم‌ها معمولاً قوانین غیررسمی برای ایجاد تیکت در ابزارهای مدیریت پروژه دارند (مثل فرمت خاص عنوان، برچسب‌ها، تعیین مسئول، اولویت و معیارهای پذیرش).

دستور پیشنهادی: «می‌خواهم به تو نشان دهم چطور برای تیمم تیکت پروژه می‌سازم. به فرمت عنوان، برچسب‌ها، اولویت، مسئول، توضیحات و معیارهای پذیرش دقت کن. این را طوری تنظیم کن که جزئیات کار را از من بخواهد و قبل از ایجاد تیکت، نسخه کامل شده را برای تأیید به من نشان دهد.»

۶. سازماندهی فایل‌های دانلودی

اگر پوشه دانلودهای شما هم سریع نامنظم می‌شود، ChatGPT می‌تواند سیستم بایگانی شما را یاد بگیرد.

دستور پیشنهادی: «ببین چطور این فایل‌های دانلود شده را تغییر نام می‌دهم و مرتب می‌کنم. سیستم نام‌گذاری، پوشه مقصد و فایل‌هایی که باید دست‌نخورده باقی بمانند را شناسایی کن. یک مهارت قابل استفاده بساز که قبل از هر حرکتی، پیش‌نمایشی از نام فایل پیشنهادی و مقصد نهایی را به من نشان دهد.»

۷. آماده‌سازی سند برای بازبینی (Review)

اگر همیشه قبل از ارسال یک سند برای رئیس، مشتری یا همکار مراحل مشخصی را طی می‌کنید، این مهارت به کارتان می‌آید.

دستور پیشنهادی: «به تو نشان می‌دهم چطور سندی را برای بازبینی آماده می‌کنم. به نحوه نام‌گذاری فایل، فرمت خروجی، محل ذخیره و آماده‌سازی پیامِ بازبینی دقت کن. مهارتی بساز که از من بپرسد سند برای چه کسی است و قبل از اشتراک‌گذاری یا ارسال، منتظر تأیید من بماند.»

چگونه بهترین نتیجه را بگیریم؟

پس از کار با این قابلیت، چند نکته به ذهنم رسید:

• مطمئن شوید که ضبط شما کوتاه است و روی یک کار واحد تمرکز دارد.
• قبل از شروع، به ChatGPT بگویید که چه جزئیاتی در دفعات بعدی تغییر خواهد کرد (مثلاً تاریخ‌های گزارش، فایل جدید برای آپلود یا افراد جدید برای دعوت).
• از نمونه‌های واقعی استفاده کنید اما اطلاعات حساس و اسرار تجاری را وارد نکنید.
• وقتی مهارت ساخته شد، حتماً آن را بررسی کنید. آن را بدون چک کردن ضبط و کلیک‌هایی که انجام دادید، اجرا نکنید. این فرصتی است که قوانین نانوشته و استثنائات را به هوش مصنوعی بفهمانید.

در مجموع، Record & Replay قابلیتی است که به نظر می‌رسد هنوز به‌اندازه کافی از آن استفاده نکرده‌ایم. اگر مدام پیش خودتان فکر می‌کنید «توضیح دادن این کار بیشتر از انجامش طول می‌کشد»، حتماً آن را امتحان کنید.